Choisir un PMS
Un logiciel PMS est indispensable à tout gestionnaire, agence, conciergerie, qui souhaite développer sereinement son activité. Choisir un PMS est donc un moment important dans votre parcours. Ce guide est là pour vous aider.
Sommaire du guide :
J’ai souhaité compiler dans ce guide, les étapes essentielles pour choisir son pms. L’idée n’est pas de vous dire à la fin lequel vous devez utiliser, mais de vous aider à vous poser les bonnes questions pour faire le meilleur choix.
Qu'est-ce qu'un PMS ?
Les fonctionnalités clés d'un PMS
Les fonctionnalités additionnelles
Identifier ses besoins
Prospecter et Comparer
Les questions à poser
Choisir son pms : les vidéos
Besoin d’aide pour choisir votre PMS ?
Je vous aide à établir une pré-sélection des PMS les plus adaptés à votre situation et vos besoins. Remplissez ce court formulaire et je vous partagerai mes conseils par e-mail.
Qu’est-ce qu’un PMS ?
Le Property Management System, plus connu sous l’abréviation PMS, signifie système de gestion des établissements. Pour faire simple, le PMS est un logiciel complet, permettant à son utilisateur de disposer de multiples fonctionnalités et de gérer son activité d’hébergeur sur une seule interface. Un confort impensable il y a encore quelques années pour beaucoup de gestionnaires locatifs, qui fonctionnaient encore sous tableur, voire de manière manuscrite.
Parmi les fonctionnalités les plus courantes d’un PMS on retrouve :
édition et visualisation des plannings
Gestion des données des logements
Gestion des réservations
Gestion de la tarification
Gestion des clients
Fonctionnalités additionnelles
💡 Important : Dorénavant, la plupart des PMS sont dotés d’un channel manager intégré, permettant la synchronisation de tous les portails de réservation sur lesquels vos locations sont actives. Vous disposez donc d’une seule et même interface pour gérer vos annonces, prix et disponibilités sur l’ensemble des canaux de distribution.
Les fonctionnalités clés d’un PMS
Le PMS incarne, en quelque sorte, le centre névralgique de votre activité. Parmi toutes les fonctionnalités dont dispose un PMS, certaines demeurent incontournables et peuvent faire l’objet d’un classement en trois catégories :
Fonctionnalités orientées gestion
Quoi de plus rébarbatif que l’administratif, me direz-vous ? Bonne nouvelle ! Le PMS a été conçu pour vous simplifier la tâche. Avec un tel support, l’administratif deviendrait (presque) un jeu d’enfant. Le PMS permet une gestion centralisée et maîtrisée des arrivées et des départs, ainsi que l’attribution des locations.
C’est aussi dans votre PMS que vous allez stocker toutes les informations liées à vos logements (disponibilités, tarifs, équipements, photos, etc.)
Il offre également la possibilité de suivre et d’optimiser sa politique tarifaire le cas échéant. Il simplifie également la gestion de votre comptabilité courante (élaboration de devis et de factures, règlements, avoirs, réception d’arrhes, etc.). Attention, tous ne sont pas égaux sur ces fonctionnalités
fonctionnalités orientées stratégie
Le PMS représente le véritable outil de pilotage de votre activité. Grâce à la gestion des réservations, le PMS conserve et met à disposition une mine d’informations sur vos différents types de clientèles. Il offre par ailleurs la possibilité d’éditer des rapports statistiques (taux d’occupation, tarif moyen, catégorie de clients). Une aubaine pour mieux cerner votre activité, qu’il vous faudra analyser minutieusement. Une fois que vous aurez tiré parti de ces informations, vous connaîtrez davantage votre clientèle cible et vos périodes clés. Vous pourrez ainsi concevoir plus efficacement votre future stratégie tarifaire.
fonctionnalités orientées voyageurs
Dans un secteur d’activité tourné principalement vers l’expérience utilisateur, le client reste le centre des préoccupations. Un PMS permet aux professionnels de location courte durée de renforcer la relation client et de proposer un suivi de qualité.
Le PMS vous permet ainsi de gérer vos réservations de manière optimale (ajout de services supplémentaires, préférences client, etc.), et de réaliser à distance des arrivées automatisées. Une autre fonctionnalité permet de programmer l’envoi de mails automatisés, ou même de SMS, à vos clients. Une manière de leur faire bénéficier d’une qualité de séjour irréprochable, et de s’assurer de leur entière satisfaction.
Être accompagné.e
Vous avez un projet de création de conciergerie Airbnb ou avez créé récemment une conciergerie ? Saviez-vous que je propose un parcours d’accompagnement personnalisé pour vous aider à mettre en place les bonnes pratiques dès le départ ?
Les fonctionnalités additionnelles
Outre les fonctionnalités clés et la possibilité d’être aussi un Channel Manager, certains logiciels PMS proposent d’autres fonctionnalités majeures qui pourraient vous intéresser :
Site de réservation directe ou moteur de réservation ?
Si vous souhaitez disposer d’un site de réservation directe, là encore, certains PMS proposent des solutions (incluses ou en option).
Certains proposent aussi à la place ou en complément, un “moteur de réservation” qui vous permet d’intégrer les fonctionnalités de réservation et paiement sur votre site existant.
gestion des paiements et/ou cautions
Qu’il s’agisse d’encaisser les paiements de vos réservations directes ou mêmes celles provenant des plateformes, la question des paiements est essentielle.
Vérifiez que les logiciels PMS interrogés, vous proposent une ou plusieurs solutions de paiement (intégrée ou externe, comme Stripe par exemple)
Comme pour les paiements, la gestion des cautions est un élément très important à prendre en compte. Certains PMS proposeront des fonctionnalités intégrées ou associées à une passerelle de paiement.
Quand d’autres s’appuieront sur l’expertise de solutions partenaires spécialisées dans le domaine, comme Tyllt ou Swikly par exemple.
Messages et/ou avis centralisés
Parmi les fonctionnalités les plus récentes que l’on voit arriver sur les PMS les plus robustes du marché, on peut noter la messagerie centralisée et une gestion unifiée des avis.
La messagerie centralisée, permet d’avoir dans la même interface, l’ensemble des conversations voyageurs des différentes plateformes de location et vous fait gagner ainsi un temps certain.
De la même façon, la centralisation des avis, va vous permettre d’un coup d’oeil, de consulter et répondre à l’ensemble des avis obtenus sur les différentes plateformes.
Vous l’aurez compris, l’automatisation est un élément crucial dans la réussite d’une activité de conciergerie.
La méthode pour bien choisir un PMS
Comme expliqué précédemment, il existe actuellement un large choix de PMS sur le marché. Comme lors de tout investissement important, il convient de prendre un temps de réflexion avant toute prise de décision. Posez-vous les bonnes questions concernant votre activité d’hébergeur, mais aussi concernant votre organisation et vos besoins réels au quotidien. Voici quelques pistes qui vous permettront d’effectuer le choix d’un PMS en toute connaissance de cause.
Un outil à votre taille
Une première approche qui vous permet de faire un pré-tri, consiste à tenir compte de votre taille et de votre potentiel d’évolution.
Si vous ne possédez que très peu de biens en gestion, et que cette situation n’est pas destinée à évoluer, nul besoin d’engager un budget exorbitant. Optez plutôt pour un PMS simple d’utilisation, avec des fonctionnalités basiques mais efficaces. Il existe sur le marché des solutions adaptées à votre profil. Citons, entre autres Beds24, Smily, Smoobu.
Si votre activité de loueur demeure soutenue, avec la gestion d’un parc de logements conséquent, il reste préférable de s’orienter vers des PMS comme BookingSync, Avantio ou encore Eviivo.
Ces sociétés proposent des systèmes de gestion locative performants. Des solutions le plus souvent destinées à des propriétaires ou des gestionnaires disposant d’un gros volume de logements (gestion d’environ 20 propriétés à minima) et exigeant des fonctionnalités avancées en matière de gestion et distribution.
Identifier ses besoins
Je le ne répéterai jamais assez, avant de passer des heures sur internet à décortiquer les caractéristiques, comparer, questionner, demandez-vous quels sont vos besoins !
Vous pouvez prendre exemple des questions ci-dessous et ci-contre, pour vous aider à identifier vos besoins et commencer à dessiner la check-list qui vous servira dans vos recherches :
Ai-je besoin de fonctionnalités de comptabilité ?
Avec quelles plateformes de location ai-je besoin de me synchroniser ? (Airbnb, Booking, etc.)
AI-je besoin de synchroniser toutes les données du PMS avec les plateformes ? (photos, annonces, equipements des logements)
Ai-je besoin de mettre en place des stratégies de prix avancées ?
Serai-je le seul utilisateur de l'outil ?
L'interface doit-elle être disponible en français ?
Ai-je un budget et si oui, de quel montant est-il ?
Est-ce que je souhaite gérer un nombre limité de biens ou avoir une forte croissance ?
Posez-vous autant de questions que nécessaire, puis créez-vous par exemple un tableau Excel, en mettant en colonne 1 “Mes Besoins” puis ajoutez autant de colonnes que de PMS que vous envisagez.
Puis pour chaque besoin, indiquez si le PMS remplit ce besoin.
Vous pouvez indiquer Oui / Non, ou bien préciser si le PMS par exemple couvre votre besoin, mais avec une application tierce connectée par exemple.
En faisant cet exercice, vous aurez déjà une idée plus précise de quel logiciel se rapproche le plus de vos besoins.
Prospecter et comparer
Avant de vous décider définitivement sur un logiciel, n’oubliez pas de rester à l’écoute d’éventuelles nouveautés, et de prendre le temps de comparer les différentes solutions, à l’aide du tableau de vos besoins.
La plupart des concepteurs de PMS proposent une période d’essai de quelques jours ou une version de démo, afin de tester l’application en conditions réelles. Cela vous permettra de constater assez rapidement si celui-ci correspond ou non à vos attentes.
Gardez à l’esprit qu’un PMS existe pour faciliter votre activité de location saisonnière, et en aucun cas pour vous la compliquer !
Soyez particulièrement attentif lors de la première prise en main. Son fonctionnement vous paraît-il pratique, intuitif et facile d’utilisation ? Vous sentez-vous à l’aise ? Un PMS doit avant tout vous aider dans votre organisation et vous faire gagner du temps, pas l’inverse !
Un indicateur que je vous conseille de prendre en compte aussi, si vous participez à des webinaires / appels de démo. Comment vous sentez-vous avec le représentant de la société ? Elle ou il est agréable ? Vous vous engagez sur une relation moyen / long terme, autant vous sentir à l’aise avec ces futurs partenaires.
Demandez autour de vous
Connaissez-vous, dans votre entourage, des personnes évoluant dans le même secteur d’activité ? Si oui, ceux-ci pourront se révéler de bon conseil quant au choix d’un PMS. Un retour d’expérience toujours enrichissant, qui vous aidera peut-être à prendre votre décision.
N’hésitez pas à vous connecter au ShortStay.network pour demander d’autres gestionnaires.
Consultez les avis
Vous pouvez sur un site comme Capterra, consulter les avis déposés par des clients sur les nombreux PMS / Channel Manager du marché.
Attention, je vous conseille d’aller consulter les avis une fois votre short list établie, pour valider ou infirmer vos choix.
Attention bis, le meilleur (pour vous) n’est pas forcément celui qui est tout en haut. Les mieux classés, sont simplement ceux avec la meilleure note et le plus grand nombre d’avis.
Ainsi un très bon logiciel qui n’a pas de stratégie de collecte d’avis, peut se retrouver en bas de la liste.
Les questions à poser
A l’instar de votre tableau listant vos besoins et comparant les fonctionnalités des logiciels en face, il est important de poser les bonnes questions à chaque société éditrice de logiciel.
Lors d’une démo par exemple, n’hésitez pas à demander par exemple :
Êtes-vous aussi Channel Manager ? ou utilisez-vous un channel Manager partenaire ?
De quel type de synchronisation vais-je bénéficier avec les plateformes ? (API, ical ?)
Comment se passe le support au quotidien une fois client ? (tickets, emails, téléphone ? en français ?)
mettez-vous à disposition une appli mobile ou site responsive ?
Proposez-vous un accès pour mes propriétaires ?
Que proposez-vous en matière de facturation / comptabilité ?
Quelles sont les prochaines fonctionnalités à venir les 6 prochains mois ?
La liste n’est pas exhaustive, mais vous donne quelques pistes.
Pour vous faire gagner du temps, j’ai interviewé des PMS proposés en français, en prenant soin de leur poser les bonnes questions. Vous retrouverez les vidéos ci-dessous :
Interviews comparatives de 3 PMS
Je remercie les sociétés Avantio, BookingSync et Eviivo de s’être prêtées au jeu de l’interview. J’ai posé exactement les mêmes questions à ces 3 sociétés, qui proposent leur outil en français.
En espérant que ces quelques informations vous permettront d’y voir plus clair afin de choisir un PMS en toute objectivité. N’hésitez pas à en tester plusieurs, avant de valider un choix définitif. Le PMS idéal doit correspondre à vos besoins, être intuitif, facile d’utilisation au quotidien, vous permettre d’optimiser vos tâches et votre temps. En un mot, vous simplifiez la vie ! Fiez-vous à votre ressenti. Ne dit-on pas que la première impression est souvent la bonne ?
