Vous venez de lancer une conciergerie Airbnb, mais vous aimeriez mettre en place des process pour gagner du temps ? Découvrez comment automatiser sa conciergerie Airbnb dans ce guide.

Ce guide complet vous accompagnera dans le processus d’automatisation de votre conciergerie Airbnb. Vous y trouverez des conseils, des astuces et des outils pour optimiser votre temps tout en gérant votre conciergerie.

Qu’est-ce qu’une conciergerie Airbnb ?

Une conciergerie Airbnb est une entreprise qui s’occupe de la gestion d’une location courte durée pour le compte d’un propriétaire. Il existe de nombreuses contraintes liées à la location : communication avec les voyageurs, mise en ligne des annonces sur les plateformes de location, accueil des locataires, gestion du ménage, gestion du linge, règlement des litiges, etc.

Toutes ces tâches font perdre un temps fou aux propriétaires et génèrent des risques importants, si l’on ne maîtrise pas parfaitement chaque étape de ce processus complexe. Bien souvent, les propriétaires font alors appel à une conciergerie Airbnb pour déléguer ces missions et louer leurs biens en toute sérénité.

Pourquoi automatiser sa conciergerie  Airbnb ?

Créer sa conciergerie Airbnb permet d’apporter une solution concrète à des propriétaires en manque de temps. Mais travailler dans le domaine de la conciergerie n’est pas de tout repos ! Afin d’optimiser votre temps (et pas seulement celui de vos clients !), je vous recommande l’automatisation des tâches les plus chronophages.

Il existe de nombreuses solutions pour automatiser les principales tâches inhérentes à ce type de conciergerie. Automatiser sa conciergerie Airbnb est possible grâce à quelques outils et processus bien rodés. Vous pouvez ainsi gérer les paiements, la gestion locative, le choix de la tarification, la collecte des cautions, etc. vous n’avez que l’embarras du choix ! Encore faut-il savoir comment s’y prendre…

Comment automatiser sa conciergerie ?

Choisir un logiciel PMS : 1ère étape pour automatiser sa conciergerie

Dans le cadre d’une activité de gestion locative professionnelle, le choix d’un PMS / Channel Manager, est bien souvent la première étape.

LES BÉNÉFICES À UTILISER UN PMS / CHANNEL MANAGER :

  • Synchronisation des disponibilités des logements entre plusieurs plateformes de location
  • Synchronisation des tarifs, descriptions, équipements, photos et bien d’autres éléments (en fonction du channel manager que vous choisirez)
  • Gestion centralisée des réservations
  • Gestion centralisée de la communication voyageurs
  • Puis en fonction du logiciel choisi : travail en équipe, gestion des tâches, facturation, etc.

Choisir un logiciel de gestion locative est indispensable pour automatiser sa conciergerie. Le PMS (Property Management System) est un logiciel qui permet aux établissements hôteliers ou locatifs de gérer les réservations, l’enregistrement des arrivées et des départs, la tarification, l’attribution des chambres, etc. de façon automatique. Utiliser un logiciel PMS pour sa conciergerie Airbnb est un gain de temps considérable.

Dans le cas de la gestion locative, le logiciel PMS offre la possibilité de piloter stratégiquement l’ensemble des biens mis en location et permet d’automatiser certaines tâches chronophages.

Afin d’éviter les doublons de réservations, il est indispensable de synchroniser les calendriers de réservations entre les plateformes Airbnb et le logiciel PMS. Pour cela, un Channel Manager est nécessaire. Il sert d’interface entre Airbnb et le logiciel PMS.

Il existe plusieurs logiciels PMS et Channel Manager. N’hésitez pas à réserver votre accompagnement 100 % personnalisé avec moi afin de mener à bien votre projet de création de votre conciergerie ou d’automatisation. Nous verrons ensemble quel logiciel PMS est le plus adapté pour vous.

Bâtir des process de travail

Pour une bonne gestion de votre conciergerie, il est important de créer des process que vous suivrez pas à pas. Cela vous permettra de gagner du temps, mais aussi d’être plus efficace dans la gestion client.

QUE FAIRE APRÈS LA SIGNATURE AVEC UN PROPRIÉTAIRE ?

Un propriétaire vous contacte afin que vous vous occupiez de sa location Airbnb ? Bravo !

Il est maintenant nécessaire de créer des process que vous utiliserez pour tous les prochains clients de votre conciergerie. Après la prise de contact de votre client, une visite du logement s’impose afin de vérifier qu’il soit éligible à une location sur le site Airbnb. Mais aussi qu’il corresponde à vos propres standards. Votre client pourra ensuite choisir les options qu’il souhaite parmi vos prestations. Après le contrat signé par votre client, il est temps de passer à l’action et de gérer l’annonce de votre client, des invités et du bien.

Lorsque j’accompagne des conciergeries dans l’optimisation de leur activité, il y a généralement 3 grands parcours (processus) sur lesquels nous travaillons :

  • Parcours propriétaires : de la première prise de contact, jusqu’au suivi quotidien de l’activité, en passant par les recommendations sur l’aménagement du logement, les relations avec les propriétaires se suivent et se ressemblent. En ayant des e-mails et documents types, un process clair, des outils adaptés, vous mettrez vos propriétaires sur des rails.
  • Parcours voyageurs : de la demande de réservation, à la demande d’avis post-séjour, en passant par le check-in, chaque séjour suit la même logique. Toute comme avec les propriétaires, en mettant en place de nombreux supports et outils simples, vous pourrez vous éviter des situations négatives et gagner en sérénité.
  • Parcours logistique : Oui, vos logements ont aussi droit à leur parcours. 1ère visite, inspection régulière, ménage inter-saison, processus de ménage, données techniques. Vous devez tout savoir de vos logements et surtout vous assurer qu’ils ne vous lâcheront pas en plein séjour.

Automatiser sa conciergerie Airbnb passe par l’utilisation d’outils en ligne spécifiques, mais aussi par l’acquisition de process qui permettent de gérer plus facilement ses clients.

Automatiser la communication avec les voyageurs

Louer son bien Airbnb demande souvent de faire face à des imprévues. C’est d’ailleurs pour cette raison que les clients vous font confiance ! Une conciergerie Airbnb est là pour permettre aux propriétaires de louer en toute tranquillité, mais aussi pour faire face à des demandes particulières de la part des locataires saisonniers et des prestataires.

Une conciergerie doit savoir faire face à des situations parfois causasses. Un voyageur qui se présente avec deux heures d’avance devant sa location Airbnb et qui demande à entrer, ou encore un locataire qui se plaint du bruit excessif que fait le chien des voisins.

Il est nécessaire de savoir comment réagir et quelle solution apporter.

Pour ne plus se sentir débordé par les demandes farfelues et parfois incessantes des locataires saisonniers, j’ai mis en place un parcours voyageur que je suivais à la lettre lorsque j’étais moi-même gestionnaire locatif et qui m’a fait gagner un temps précieux (et de la sérénité en plus !). J’ai d’ailleurs bâti un programme en ligne pour partager ce parcours voyageur. Cette formation vous permettra de générer rapidement moins de frustration et gagner plus de temps et d’efficacité.

Mettre en place un parcours voyageur est nécessaire dans l’automatisation de votre conciergerie Airbnb. Vous aurez ainsi moins de sollicitation de la part des clients, plus de temps pour travailler sur d’autres sujets stratégiques liés à votre activité, mais aussi la garantie de fluidifier votre relation avec votre équipe et vos prestataires.

Mettre en place un bon parcours voyageur permet de renvoyer une image positive de votre activité. Ainsi, les clients sont heureux et soulagés. Et de votre côté, vous gagnez du temps et de la sérénité !

Utiliser la tarification dynamique

Utiliser des outils de tarification dynamique est nécessaire pour automatiser sa conciergerie Airbnb. Il n’est pas toujours facile de fixer le prix de son logement Airbnb, encore moins sur un marché où la concurrence est rude. Afin de gagner du temps et de permettre au logement de développer son taux d’occupation et sa rentabilité, je vous conseille d’utiliser la tarification dynamique. Cette méthode permet de proposer le meilleur prix au meilleur moment, et de générer des revenus supplémentaires en optimisant les tarifs.

Parmi les outils puissants de tarification dynamique, il y a le logiciel PriceLabs. Il analyse les données en sa possession et permet de gagner du temps, de personnaliser et de régler des automatisations pour gérer les prix et les restrictions de séjours. Par exemple si la disponibilité sur le marché des locations Airbnb diminue, alors le logiciel augmentera automatiquement les tarifs des biens dont vous vous occupez. Bien sûr, il est possible de modifier les tarifs quand vous le souhaitez.

Afin de maîtriser parfaitement l’outil, de gagner du temps et d’atteindre des records d’occupation et de revenus, j’ai créé la formation PriceLabs. Il s’agit de la formation la plus complète du marché francophone. En 10 modules et 42 vidéos, vous devenez autonome sur l’outil qui vous permet d’afficher des prix compétitifs toute l’année.

Opter pour des livrets d’accueil digitaux

Automatiser sa conciergerie Airbnb passe par l’anticipation. Anticiper le moindre détail, les demandes des locataires, leurs besoins, etc.

Pour améliorer l’expérience client et gagner du temps, optez pour un livret d’accueil digital. Ce livret une fois partagé à tous vos voyageurs, vous soulagera et donnera à vos voyageurs le sentiment que vous êtes un hôte prévoyant.

Le livret d’accueil est un support 100 % numérique, accessible via un lien envoyé par vos soins, et consultable sur ordinateur, tablette et smartphone. Il est très généralement automatiquement traduit das de nombreuses langues.

Il vous évite de vous répéter si les locataires ont tout le temps les mêmes questions sur le fonctionnement des appareils au sein des locations, mais aussi les règles à respecter, leurs droits et leurs devoirs.

Bien évidemment, parmi les nombreux avantages à l’aspect numérique, c’est que vous pouvez le mettre à jour à distance, à n’importe quel moment. Mais aussi qu’il peut être enrichi par des médias très pratiques : photos, vidéos.

N’oubliez pas d’anticiper les besoins et les attentes des locataires afin de créer un livret d’accueil utile. Si vous avez besoin d’aide pour sa création, j’ai créé une formation Anticiper et sécuriser chaque séjour grâce au livret d’accueil parfait.

Automatiser la collecte de caution

Il est possible d’automatiser sa conciergerie Airbnb à plusieurs niveaux, même dans la collecte de la caution !

Certains PMS vous proposeront directement de gérer cette partie pour vous, bien souvent cela passe par un empreinte Stripe ou les services d’une passerelle de paiement partenaire.

Si vous souhaitez vous couvrir au-delà du montant de la caution, vous pouvez opter pour d’autres solutions comme Swikly, Tyllt et Superhog. Certaines de ces solutions ont l’avantage d’être intégrées avec les PMS les plus populaires.

Ce qui signifie, qu’à chaque nouvelle réservation, le service de caution choisi sera informé et pourra déclencher la collecte de caution par e-mail.

Mettre en place des arrivées autonomes

Pour vous éviter de vous déplacer, vous pouvez mettre en place des process qui permettent aux locataires de réaliser un check in autonome.

Grâce à la bonne communication que vous avez eue auparavant avec les voyageurs et le livret d’accueil, leur entrée dans le logement peut se faire en totale autonomie. La première étape généralement employée par une conciergerie, est d’utiliser une boîte à clés. Elle permet aux locataires de récupérer les clés du logement. Cette boîte se situe souvent à côté du portail ou de la porte d’entrée de la location et s’ouvre grâce à un code.

boite à clés arrivée autonome
Boîte à clé pas chère mais peu sécurisée

LES INCONVÉNIENTS D’UTILISER UNE BOÃŽTE À CLÉS ?

  • De plus en plus de copropriétés refusent de voir fleurir des boîtes à clés sur les paliers ou façades des immeubles
  • La sécurité d’une boîte à clés premier prix est très limitée, car le changement de code se fait manuellement et généralement il est très rarement changé
  • Les cas sont rares, mais j’ai déjà eu les témoignages de concierges qui on eu la mauvaise expérience de découvrir que des voyageurs malveillants, avaient fait un double de la clé et étaient revenu dans le logement, pour voler des affaires de voyageurs ou pire, le vider.

Supprimer définitivement l’usage d’une clé résout bon nombre de ces problèmes, en utilisant par exemple la SmartLock Nuki combinée à son cylindre universel, plus aucune clé ne reste accessible aux voyageurs.

nuki smart lock 3 pro
Serrure connectée Nuki Smart Lock 3 Pro

LES NOMBREUX BÉNÉFICES DE CETTE SERRURE CONNECTÉE :

  • Attribution automatique de codes d’accès pour chaque séjour, à chaque voyageur (grâce à l’intégration avec des PMS partenaires)
  • Installation facile et sans travaux
  • Plus de pertes de clés, cylindres à changer
  • Plus de coûts de reproduction de clés
  • Visualisation en temps réel des accès aux logements

J’ai créé une formation découverte gratuite, pour comprendre tous les bénéfices d’utiliser la serrure connectée Nuki dans le cadre d’une activité de location courte durée, je vous invite à la consulter.

Besoin d’aide automatiser votre conciergerie ?

Vous l’aurez compris, automatiser sa conciergerie Airbnb est la clé pour développer son chiffre d’affaires et gagner du temps. Avec de la motivation, vous arriverez à faire fonctionner votre conciergerie d’une main de maître !

Vous avez des questions sur la création ou l’automatisation de votre conciergerie Airbnb ? Vous souhaiteriez vous faire accompagner dans l’élaboration de votre projet de création ou d’automatisation ? N’hésitez pas à prendre un rendez-vous avec moi. Je vous propose de vous accompagner dans la mise en place de processus adaptés et performants.

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