Je m’adresse dans cet article, aux gestionnaires, conciergeries, propriétaires investisseurs, chambres d’hôtes, bref tout hébergeur professionnel (ou non) qui un jour s’est retrouvé face au choix d’un logiciel.
J’ai partagé à de nombreuses reprises des conseils pour vous aider à choisir un PMS par exemple, pour vous conseiller sur l’approche à avoir, lorsque vous avez à choisir un logiciel ou une solution matérielle, pour améliorer votre façon de mener votre activité d’hébergeur.
Aujourd’hui, je vais vous expliquer « de mon point de vue » l’approche à avoir lorsque vous testez un logiciel ou une solution que vous hésitez à choisir.
Quels sont vos besoins ?
Les sociétés qui proposent des solutions logicielles, vous offrent très souvent une période d’essai, plus ou moins longue (7 à 30 jours en général) pour tester pleinement leur solution. L’objectif est bien évidemment de vous permettre de découvrir l’interface et les fonctionnalités d’un outil que vous seriez amené à utiliser quotidiennement.
Il est primordial avant même de démarrer votre période d’essai, de se demander quels sont vos besoins. Comment pourriez-vous sinon juger de la pertinence de tel ou tel outil, si vous ne savez pas ce que vous attendez comme résultats et fonctionnalités ?
Vous pouvez par exemple répondre à ces questions :
- Quels problèmes majeurs je cherche à résoudre ?
- Quelles fonctionnalités sont indispensables ?
- Quelles fonctionnalités seraient un « bonus » ?
Ne soyez pas trop restrictifs et laissez la porte ouverte à des sujets connexes que nous n’aviez pas en tête, vous n’êtes pas à l’abri d’une bonne surprise. Parfois vous pouvez aussi obtenir des fonctionnalités que vous n’espériez pas utiliser avant la prochaine saison.
Avoir une idée claire de vos besoins, de ce que vous cherchez à faire avec le logiciel que vous vous apprêtez à tester, est très important, pour tirer profit efficacement de la période d’essai.
Quel est l’enjeu ?
Deuxième élément que je vous conseille de mesurer, avant de tester un outil : l’enjeu. Je partagerai même cet élément en 2 :
- Enjeu financier : si vous deviez choisir cette solution, combien elle vous coûterait (en fonction de son tarif, de votre taille, etc.)
- Enjeu temporel : combien de temps allez-vous avoir besoin de cette solution ? Est-ce un besoin sur le long terme, est-ce un besoin temporaire ?
Comment aborder la période d’essai ?
Premier rappel important, vous avez un temps limité. Peut-être que certaines sociétés consentiront à étendre votre période d’essai, mais dans la plupart des cas, ayez en tête que celle-ci sera unique.
Je sais, décider en quelques jours, qu’un outil fera l’affaire ou non, sur le long terme pour vous aider dans votre activité, n’est pas chose facile.
C’est pour cela qu’avoir répondu aux questions précédentes est très important, pour gagner du temps à cette étape d’essai.
Se concentrer sur vos objectifs
Quand on découvre quelque chose de nouveau, on veut tester, jouer avec. On est très souvent distrait par des choses pour lesquelles nous n’étions même pas venus à la base. C’est très dangereux ! Faisons le parallèle avec les supermarchés.
Aller faire ses courses, sans liste précise ou pire, en ayant faim, sur l’heure du repas, vous verrez si vous ressortez du supermarché avec uniquement ce dont vous aviez besoin.
Le parallèle peut faire sourire, mais c’est la même chose lors de l’essai d’un logiciel.
🎯 Si vous ne vous concentrez pas sur vos objectifs (les problèmes que vous souhaitez résoudre, les fonctionnalités recherchées), il y a fort à parier que vous allez gaspiller un temps précieux à jouer avec des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin
L’art du micro-essai
Vous avez une idée très claire des problèmes à résoudre ? Vous savez exactement quelle fonctionnalité vous souhaitez tester ? Parfait, voyons ce que ce logiciel à dans le ventre !
✋ STOP
Vous êtes gestionnaire n’est-ce pas ? Combien de logements avez-vous en gestion ? 5, 15, 50, 250 ?
Vous pensiez vraiment que vous alliez passer vos 15 jours d’essai à configurer 2 ou 3 fonctionnalités d’un logiciel en test, sur tous vos logements ? A quoi bon ?
Durant cette période d’essai, que cherchez-vous à savoir ? Si l’outil en question peut solutionner votre problème ? Ou s’il peut le solutionner à grande échelle ?
💡 Mon conseil : choisissez un logement beta, qui sera le candidat idéal. Cela peut être un logement représentatif de beaucoup d’autres. Un logement sur lequel vous rencontrez vos problématiques. Enfin, un logement avec lequel il y a matière à faire ce test (des réservations, de l’activité, pendant la période d’essai)
Vous avez ce logement en tête ? Parfaitement, maintenant, configurez les fonctionnalités du logiciel que vous testez pour ce logement, à 100% et activez les !
Mesurer les résultats obtenus
🏆 Puisque vous avez suivi mes conseils, vous avez passé très peu de temps aux premières étapes et avez ainsi un maximum de temps, pour voir ce qu’il se passe :
- Quels changements constatez-vous ? (positifs ou négatifs, s’ils sont négatifs, peut-être faut-il procéder à des ajustements)
- Quels bénéfices obtenez-vous ? (est-ce que ça vous fait gagner du temps, de l’argent, de la satisfaction client ?)
Maintenant que vous utilisez pleinement votre période d’essai pour essayer (et non plus pour configurer), n’hésitez pas à solliciter la société qui propose la solution, pour éclaircir certains points.
Vous pourrez échanger autour d’éléments concrets, avec leur solution active pour un de vos logements et ainsi obtenir des conseils, bonnes pratiques.
N’oubliez pas évidemment au moment de juger les résultats obtenus, de les confronter à vos enjeux définis précédemment : financier / temporel.
Est-ce que pour 1 seul logement durant ce test, les résultats sont suffisamment significatifs et intéressants, pour que je continue au-delà de la période d’essai ? Si je multiplie ces résultats par x logements, quels seraient les bénéfices long terme et quelles perspectives cela m’ouvre ?
Conclusion
En suivant ces conseils et en ayant cette approche, une fois la fin de la période d’essai venue, vous saurez plus facilement décider si un logiciel peut vous aider ou non.
Appliquez-vous une méthode lorsque vous testez un nouvel outil ? N’hésitez pas à partager vos conseils en commentaire 👇
