Rental Ninja est une application complémentaire de BookingSync, apportant de nombreuses fonctionnalités supplémentaires telles que : facturation, application mobile, statistiques, gestion d’équipe avancée, organisation des arrivées, gestion des tâches. Je vais vous expliquer comment j’utilise Rental Ninja au quotidien pour gagner un temps précieux.

Utilisateur de BookingSync (PMS / Channel Manager) pour la gestion de mon activité de location courte durée, j’ai souvent cherché à aller plus loin que les fonctionnalités proposées dans le logiciel, pour automatiser de nombreuses tâches récurrentes liées à l’activité.

Avant d’utiliser Rental Ninja

J’ai commencé par “bidouiller” avec Typeform et Zapier pour collecter de façon automatique les heures d’arrivée des voyageurs ainsi que leur adresse e-mail pour gagner du temps sur l’organisation des check-in, puis j’ai essayé toujours avec Zapier et Google Sheets d’automatiser ma facturation propriétaires et enfin Zapier & Evernote puis Wunderlist pour essayer d’assigner des tâches aux personnels de check-in et ménage. Les choses fonctionnaient plus ou moins, mais cela manquait d’uniformisation et de mise à jour de Zapier vers BookingSync.

Puis j’ai commencé à utiliser Rental Ninja, d’abord pour l’application mobile et pouvoir échanger avec les équipes terrain et leur permettre d’accéder en mobilité aux informations essentielles des séjours et voyageurs, mais aussi faire un compte-rendu à chaque départ avec photos d’éventuels dégâts, ainsi que la prise de photos de pièces d’identité à l’arrivée.

Laissez moi vous expliquer comment j’utilise Rental Ninja au quotidien et les bénéfices pour mon activité de location saisonnière :

Automatiser la facturation propriétaires avec Rental Ninja

Après la saison d’été, j’ai enfin pris le temps de me pencher sur la fonctionnalité “Facturation” et je dois dire que c’est génial ! Jusqu’à présent je tenais à jour pour chaque propriétaire un tableau Google partagé, pour leur permettre de suivre leur activité avec le détail de chaque séjour. Ce tableau servait de base à ma facturation mensuelle. Un tableau qui prenait énormément de temps à mettre à jour, l’activité se développant.

Automatiser la facturation propriétaires

Rental Ninja étant totalement intégrée à BookingSync, vous allez pouvoir automatiser votre facturation propriétaires à partir de toutes les données collectée et générées dans BookingSync.

Bénéficiaires

Lors de la prise en main de l’application Facturation, vous allez créer vos premiers bénéficiaires (si vous avez déjà créé des utilisateurs Propriétaires il vous sera proposé de les créer en tant que bénéficiaires). Il est important que toute personne qui doit collecter de l’argent dans votre activité soit créée comme bénéficiaire : propriétaires, intervenants, vous.

Stratégies

L’étape suivante est de définir une stratégie pour chaque bénéficiaire, l’outil s’adapte à votre organisation, de la plus simple à la plus complexe.

Ainsi vous pouvez définir qu’un propriétaire donné, touche 80% du montant des réservations (si votre commission est de 20%) des logements sélectionnés. Le même réglage est à appliquer aux divers frais, services et taxes.

Il ne vous reste plus qu’à faire de même pour vous et/ou les éventuels intervenants (ménage, check-in).

Relevés locatifs

Une fois vos stratégies définies pour chaque bénéficiaire, vous pouvez créer vos relevés locatifs (mensuellement par exemple). Ce relevé va servir à agréger et ventiler sur la période choisie, l’ensemble des données remontées par BookingSync pour le propriétaire donné.

Paiements

En fonction des stratégies définies précédemment, les montants revenants à chacun seront ventilés et vous pourrez créer un paiement pour chaque bénéficiaire. Créer les paiements va vous permettre de générer automatiquement les factures associées.

Rental Ninja vous permettra ainsi d’envoyer directement la facture au bénéficiaire (propriétaire, intervenant) en y ajoutant ou pas des pièces jointes.

Vous l’aurez compris, vous allez pouvoir chaque fin de mois en quelques clics générer vos factures propriétaires, intervenants ménage, intervenants check-in et votre propre facture de commission.

Automatiser la gestion des arrivées avec Rental Ninja

Une des dernières nouveautés de Rental Ninja, vous permet d’automatiquement contacter les voyageurs avant leur arrivée pour leur demander des informations utiles pour organiser leur arrivée :

• heure d’arrivée prévue
• moyen de transport utilisé
• confirmation de l’adresse e-mail (vous permettant ainsi de collecter la vraie)
• confirmation de la composition du groupe (adultes, enfants, bébés)
• photo de la pièce d’identité

Vous pouvez paramétrer combien de jours avant l’arrivée les différents e-mails et rappels seront envoyés au voyageur. L’email envoyé est au nom de votre société avec votre logo, afin de maximiser le taux de retour.

Une fois le formulaire rempli, un commentaire avec les informations collectées est ajouté sur votre réservation BookingSync. Vous recevez aussi une notification via votre application mobile Rental Ninja, pour vous informer du commentaire ajouté et éventuellement de l’heure d’arrivée prévue modifiée.

L’adresse e-mail collectée est elle aussi ajouté en tant que champ e-mail sur la fiche de votre voyageur.

Sans automatisation, ce travail est fastidieux, vous pouvez évidemment utiliser des messages pré-enregistrés sur chacun de vos portails pour demander ces informations aux voyageurs ou utiliser la nouvelle inbox unifiée d’Airbnb, certains utilisent Smartbnb pour l’automatiser, mais il est difficile de garder cette étape à la fois la plus autonome possible et la plus intégrée à votre workflow de communication déjà existant dans BookingSync.

Application Voyageurs

La suite logique du pré check-in, est de fournir l’accès à une application Voyageurs avant l’arrivée, partageant les informations essentielles pour le séjour.

Le voyageur va ainsi retrouver les informations de sa réservation (n° de réservation, adresse du logement, montant du séjour, paiements effectués), mais aussi les informations utiles que vous aurez ajoutés dans le Guide dédié du logement.

Ces Guides peuvent contenir du texte, des photos, des liens, du html. Vous pouvez les créer en plusieurs langues et générer une version PDF si vous souhaitez les partager par e-mail ou les imprimer.

Certes visuellement et en terme de fonctionnalités, ils ne sont pas du niveau d’Hostfully ou HelloHere, mais cela peut-être une première étape pratique à fournir aux voyageurs.

Travailler en équipe avec Rental Ninja

L’application mobile Rental Ninja est très utile sur différents aspects et types d’utilisation :

Avec les intervenants

J’ai créé un accès à toutes les personnes qui collaborent à l’activité, qu’il s’agisse de personnel de ménage ou personne gérant habituellement ou ponctuellement des arrivées.

Je demande ainsi aux personnes effectuant une arrivée :

• de prendre en photo la pièce d’identité du voyageur
• de mettre un commentaire pour toute éventuelle remarque, si quelque chose s’est passé durant l’arrivée, une question de voyageur, quelque chose de signalé durant la visite

Cela permet ainsi durant et après le séjour, d’avoir un maximum d’informations pour traiter d’éventuels litiges.

De la même façon, je demande au personnel de ménage :

• que quelqu’un ait fait le départ ou non, de prendre des photos de tout éventuel dommage dans le logement ou salissure prononcée

Les photos seront utiles si la caution doit être utilisée par exemple.

Simplifier la relation propriétaires avec Rental Ninja

Je vous l’expliquais en abordant la facturation, je partageais avant avec chaque propriétaire un tableau Google partagé leur permettant de suivre leurs réservations.

En passant à la facturation automatisée avec Rental Ninja, j’ai aussi créé pour chaque propriétaire un accès Rental Ninja, ce qui leur permet d’installer à leur tour l’application mobile.

Un accès type “Propriétaire” existe déjà, avec des droits pré-définis suffisants pour un propriétaire (vous pouvez ajouter des droits supplémentaires au cas par cas si besoin).

Ainsi, chacun de mes propriétaires reçoit une notification instantanée sur son portable pour chaque nouvelle réservation reçue, il aura accès aux informations essentielles et pourra lui aussi bloquer des dates s’il le souhaite.

Automatiser la gestion des missions et tâches avec Rental Ninja

Je vous dévoile ici une nouveauté que j’ai la chance de tester en avant-première ; la gestion des Tâches.

L’application est là aussi simple, mais diablement efficace et vient naturellement compléter le reste de l’écosystème Rental Ninja.

Missions et tâches

Vous allez pouvoir créer des missions types, comprenant des tâches spécifiques et définir pour chaque tâche si une photo est obligatoire pour valider la tâche.

Par exemple, une mission “Ménage de départ” comprenant les tâches :

• Aérer le logement,
• Inspection rapide
• Nettoyer le frigo
• Vider la poubelle
• …

Ou une mission “Check-In” comprenant les tâches :

• Accueillir les voyageurs
• Visite du logement
• Remise du coffret d’accueil
• Demander l’heure de départ
• Donner des conseils sur les environs
• Remettre les clés
• …

Une fois vos missions types créées, vous allez pouvoir programmer leur planification et attribution automatique.

En sélectionnant :

• sur quels logements la mission doit s’appliquer
• combien de temps avant l’arrivée elle doit être réalisée
• combien de temps après le départ elle doit être réalisée
• quelle est sa priorité
• si la mission doit être vérifiée une fois terminée (par vous par exemple)
• à qui la mission sera attribuée

Concernant l’attribution de la mission, vous pouvez l’affecter à une personne dédiée (parmi les membres de votre équipe Rental Ninja) ou à n’importe quel membre ayant un rôle précis et étant attribué au logement.

Ainsi, si vous travaillez avec des intervenants différents sur de mêmes logements, chacun sera notifié de la nouvelle mission et pourra via son mobile confirmer s’il peut prendre ou non la mission. Une fois validé, la mission lui est attribué et vous en êtes informé.

L’interface web de cette fonctionnalité vous donne une vue planning de vos réservations et des missions à attribuer ou attribuées. Cela vous permet si vous l’avez décidé, de vérifier les missions indiquées comme terminées (en consultant les photos prises dans le logement par le personnel)

Cette nouvelle fonctionnalité est vraiment importante, je ne sais pas vous, mais je passais jusqu’il y a peu, un temps fou à organiser les plannings de chacun, avoir la confirmation de qui fait quoi sur chaque logement. Le fait d’avoir des modèles de mission est aussi très utile si vous avez de nouveaux intervenants, car cela peut leur servir de trame pour leur intervention. C’est aussi un gage de sérieux vis-à-vis de vos propriétaires, de leur montrer que vous avez un process précis, peut-être même dédié à leur maison si elle a des particularités.

Tarification de Rental Ninja

Pour finir, je vous donne quelques informations sur la tarification de Rental Ninja :

La version Starter est facturée 2 euros / mois / propriété et vous donne accès aux statistiques et à l’application mobile (pour collaborer avec votre équipe et donner accès aux propriétaires)

La version Professional est facturée 4 euros / mois / propriété et vous donne accès aux fonctionnalités Starter + l’application Facturation + Tâches (et d’autres améliorations et nouveautés à venir)

Ce que m’apporte Rental Ninja

Pour résumer, l’outil tient ses promesses et me permet ainsi qu’à mon équipe de gagner un temps précieux, mais surtout d’améliorer les process et de rendre la communication et le quotidien plus fluide et agréable. Ainsi, l’intégration totale avec BookingSync est vraiment bien pensée et cela s’explique certainement par le fait que les créateurs de Rental Ninja sont eux-mêmes gestionnaires de biens à Barcelone, utilisateurs de BookingSync.